PEI Colombia 2026
Checklist de coordinación
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PEI Colombia 2026
Checklist de coordinación con hotel
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Progreso general
confirmado · de puntos
Sincronizado entre Diana y Natalia
Evento
5° Encuentro Nacional de Parques Eco-Industriales
Fecha
7 de mayo de 2026
Lugar
Centro de Convenciones Tequendama, Bogotá
Horario
07:00 a 19:00
Asistentes
120 presenciales + virtuales
Formato
Presencial / híbrido
Contacto hotel
Diana Cadenas
Responsable ONUDI
Natalia Cortés
01
Cronograma operativo general
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Confirmar horario de ingreso de la productora el día previo para montaje de registro, activaciones, branding, pruebas técnicas y revisión del salón.
Eventos / Operaciones
2
Confirmar acceso a muelle de carga, ascensores de servicio, rutas internas, permisos, parqueo y personal autorizado para montaje.
Operaciones / Seguridad
3
Confirmar horario de pruebas técnicas el día previo: pantalla, audio, iluminación, internet, streaming, presentaciones, micrófonos y retorno de escenario.
Técnico AV hotel
4
Confirmar que el día del evento todos los espacios estén abiertos, limpios y operativos antes de la llegada de producción, registro e invitados.
Eventos / Housekeeping
5
Confirmar evento en operación de 07:00 a 19:00, con personal del hotel disponible durante toda la jornada.
Eventos
6
Confirmar horario y procedimiento de desmontaje, retiro de materiales, ingreso de vehículos y entrega de espacios al hotel.
Operaciones / Seguridad
02
Espacios, layout y circulación
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Enviar plano final del montaje con salón principal, registro, foyer, activaciones, sala VIP, sala de networking, área de interpretación y zona de streaming.
Eventos
2
Confirmar rutas diferenciadas: ingreso general, VIP / autoridades, proveedores y ruta de evacuación.
Eventos / Seguridad
3
Confirmar temperatura, ventilación e iluminación ambiental de todos los espacios durante la jornada.
Operaciones
03
Salón principal y mobiliario
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Confirmar montaje del salón para 120 participantes con mesas rectangulares y sillas en bloques, dejando pasillos libres para circulación, cámaras y protocolo.
Eventos
2
Confirmar mantelería de alta calidad en color negro o azul marino, sillas limpias y alineadas, y reposición de mobiliario si fuera necesario.
Banquetes
3
Confirmar disponibilidad de conexiones eléctricas suficientes en mesas o zonas estratégicas para participantes y equipo técnico.
Técnico / Operaciones
4
Confirmar escenario de mínimo 8 m de largo × 4 m de ancho × 0,6 m de alto.
Técnico / Eventos
5
Confirmar escaleras laterales seguras, barandas, faldón, alfombra o acabado limpio, y ausencia de cables visibles o riesgos de tropiezo.
Técnico / Seguridad
6
Definir y aprobar artes para podio.
Eventos / AV
7
Confirmar dos mesas para reconocimientos, diplomas, placas o elementos protocolares, con mantel, ubicación discreta y fácil acceso al escenario.
Eventos
8
Confirmar ubicación de dos sillas o butacas altas para panelistas/ponentes en espera.
Eventos
04
Registro, acreditación e ingreso de participantes
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Zona de registro: considerar al menos un punto de electricidad.
Eventos
2
Confirmar dos mesas y cuatro sillas mínimas para registro, más espacio para counter / backing de la productora.
Eventos
3
Garantizar puntos eléctricos para laptops, impresoras, lectores QR, cargadores y extensiones protegidas.
Técnico / Operaciones
4
Coordinar con productora ubicación del backing/counter de registro y validar restricciones de instalación, cinta, soportes, pesos o estructuras.
Eventos / Operaciones
5
Confirmar que seguridad del hotel tenga lista de proveedores y personal autorizado para ingreso temprano.
Seguridad
05
Foyer, activaciones y networking
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Ubicación exacta del Árbol de la Sostenibilidad, considerando estabilidad, visibilidad, flujo de participantes y distancia de salidas de emergencia.
Eventos / Operaciones
2
Confirmar espacio PEI Connecta / networking con 15 sillas tipo cóctel y 5 mesas cóctel, o montaje equivalente validado por ONUDI.
Eventos / Banquetes
3
Confirmar ubicación de mesa de interpretación simultánea cerca del ingreso al salón principal, con electricidad, señalética y espacio para entrega/devolución de receptores.
Eventos / Técnico
4
Garantizar limpieza permanente del foyer, retiro de bandejas usadas, vasos, servilletas y residuos durante coffee, break y networking.
Housekeeping / Banquetes
06
Sala VIP y atención protocolar
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Sala VIP privada, cómoda y cercana al salón principal para autoridades, ponentes, invitados internacionales y representantes de alto nivel.
Eventos
2
Garantizar capacidad para 10 personas, con mobiliario formato directorio, mesa de apoyo y privacidad.
Eventos
3
Servicio VIP: agua sin gas, agua con gas, café, té, infusiones, jugos naturales y bocaditos.
Banquetes
4
Asignar un mozo o persona de servicio para sala VIP durante momentos críticos: llegada de autoridades, antes de inauguración, pausas y cierre.
Banquetes
5
Confirmar apoyo del hotel para protocolo de entrada, acompañamiento a salón y ubicación de autoridades.
Eventos / Seguridad
07
Selección sugerida de alimentación
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Welcome coffee · 08:00 — Café, té, infusiones, jugos de temporada y agua. Tres opciones de mini sándwich (una vegetariana) y fruta de temporada: pollo con finas hierbas, caprese y roast beef.
Servicio en foyer y/o área próxima al salón.
2
Estación permanente · todo el día — Café, té, infusiones, agua y galletas.
Dentro o muy cerca del salón. Reposición constante, limpieza de tazas y residuos.
3
Coffee break · 10:30 — Bebidas calientes y frías + tres bocados: brochetas de tomate y mozzarella, mini quiches (cuatro quesos o Lorraine), spring rolls o tacos de pollo. Incluir fruta.
Estaciones suficientes para 120 personas. Etiquetar vegetariano y alérgenos.
4
Almuerzo buffet · 12:30 — 14:00 — Selección a definir con cocina del hotel.
Servicio a la mesa para 120 personas. Agua sin gas, con gas, jugos naturales y bebidas no alcohólicas.
5
Opción vegana / vegetariana — Plato principal vegano real (no solo acompañamientos): vegetales, champiñones, arroz oriental con vegetales, papa al romero y proteína vegetal si está disponible.
Identificado en cocina y sala. Capitán de servicio con lista de personas con dieta especial.
6
Sala VIP · llegada y pausas — Agua, café, té, infusiones, jugos y pasabocas discretos: rollos de queso y aceitunas, brochetas de tomate y mozzarella, tartaletas de frutas y opción sin lácteos.
Servicio silencioso, reposición constante y vajilla limpia. Evitar olores fuertes antes de intervenciones en escenario.
08
Catering, dietas y servicio: cifras de cierre
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Confirmar número final de participantes.
Banquetes / Comercial
2
Confirmar al menos una opción vegetariana y una opción vegana real para almuerzo; incluir opción sin gluten y sin lactosa si se reporta.
Banquetes / Cocina
3
Total de participantes contemplados para servicio.
—
09
Internet, energía y soporte técnico del hotel
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Garantizar internet cableado dedicado para streaming, producción, registro y equipos técnicos.
Técnico hotel
2
Confirmar velocidad mínima de subida de 20 Mbps, preferiblemente exclusiva para el evento, con prueba previa y evidencia de medición.
Técnico hotel
3
Garantizar Wi-Fi para asistentes con cobertura en todas las áreas operativas.
Técnico hotel
4
Entregar nombre de red, contraseña, red para producción y red para asistentes antes del evento.
Técnico hotel
5
Confirmar puntos eléctricos para: registro, interpretación, streaming, cámaras, consola, escenario, pantalla, foyer, photo spot y catering.
Técnico / Operaciones
6
Instalar o permitir canaletas, cubrecables, rampas, gaffer tape y protección para evitar riesgos de tropiezo.
Operaciones / Seguridad
7
Asignar técnico AV del hotel disponible durante pruebas del día previo y durante el evento.
Técnico hotel
10
Audiovisual, pantalla, sonido e iluminación
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Link con todas las cortinillas para la pantalla.
ONUDI
2
Prueba de reproducción de videos, presentaciones, cortinillas y música con laptop principal y laptop backup.
Técnico hotel / Productora
3
Confirmar micrófono de podio, micrófonos inalámbricos y/o conexión con micrófonos de productora.
Técnico hotel
4
Confirmar consola de audio, salida limpia para streaming y compatibilidad con equipo de productora.
Técnico hotel / Productora
5
Confirmar pantallas de retorno o monitores de confianza para escenario, si forman parte del servicio del hotel.
Técnico hotel
6
Confirmar ubicación de técnicos AV sin interferir con cámaras, circulación ni visión del público.
Técnico hotel / Eventos
7
Confirmar accesibilidad para personas con movilidad reducida: rampas, ascensores, baños accesibles, ubicación en salón y apoyo de orientación.
Operaciones
11
Operación durante el evento: puntos de control
N°
Requerimiento
Responsable
Estado
Observaciones
1
Antes de apertura: realizar recorrido con ONUDI, hotel y productora por salón, registro, foyer, sala VIP, baños, networking, interpretación y streaming.
Eventos hotel
2
Antes de apertura: confirmar que coffee, señalética, personal de apoyo, seguridad, baños y limpieza estén listos.
Eventos / Banquetes
3
Durante registro: apoyar orientación de invitados y mantener despejadas entradas, ascensores y pasillos.
Eventos / Seguridad
4
Durante inauguración: evitar movimientos de servicio, ruido de vajilla, ingreso de personal por zonas visibles o interrupciones.
Banquetes / Operaciones
5
Durante ponencias / paneles: mantener puertas controladas, sonido externo reducido, aire acondicionado estable y agua disponible.
Eventos / Operaciones
6
Durante coffee break: activar estaciones puntualmente, distribuir personal para evitar filas y retirar menaje de forma ordenada.
Banquetes
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